Onze algemene voorwaarden

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten geleverd door Hotpotato, een creatief bureau gespecialiseerd in branding, grafisch ontwerp, webontwikkeling en digitale automatisatie. Door een voorstel te aanvaarden of een samenwerking aan te gaan, verklaart de klant zich akkoord met deze voorwaarden.

1. Diensten en Scope

1.1 Hotpotato levert diensten waaronder, maar niet beperkt tot, branding, grafisch ontwerp, websiteontwerp en -ontwikkeling, en digitale integratie- en automatisatieoplossingen voor bedrijven.
‍
1.2 De concrete scope, opleveringen, timing en prijzen worden vastgelegd in een afzonderlijk projectvoorstel, offerte of schriftelijke overeenkomst.
‍
1.3 Wijzigingen aan de afgesproken scope dienen schriftelijk te worden goedgekeurd door beide partijen en kunnen invloed hebben op timing en/of extra kosten met zich meebrengen.

2. Projectverloop en Oplevering

2.1 Projecttimings zijn indicatief en worden beschreven in het projectvoorstel. Vertragingen veroorzaakt door de klant, zoals laattijdige feedback, ontbrekende materialen of uitgestelde goedkeuringen, kunnen de oplevering beïnvloeden.

2.2 Indien noodzakelijke input wordt vertraagd of werkzaamheden moeten worden herpland, behoudt hotpotato zich het recht voor bijkomende kosten aan te rekenen.

2.3 Finale opleveringen worden geleverd in de afgesproken formaten. Eigendomsrechten gaan pas over naar de klant na volledige betaling.

3. Verantwoordelijkheden van de Klant

3.1 De klant verbindt zich ertoe alle noodzakelijke informatie, materialen en goedkeuringen tijdig aan te leveren.

3.2 De klant verklaart dat hij eigenaar is van, of het recht heeft om, alle aangeleverde materialen te gebruiken en vrijwaart hotpotato tegen eventuele claims van derden.

4. Vergoedingen en Betaling

4.1 Vergoedingen worden vastgelegd in het projectvoorstel. Bij eenmalige projecten wordt de betaling doorgaans opgesplitst (bv. voorschot, tussentijdse betalingen en saldo).

4.2 Voor abonnementsdiensten worden terugkerende vergoedingen en voorwaarden vastgelegd in de overeenkomst. Jaarlijkse prijsaanpassingen kunnen plaatsvinden mits voorafgaande kennisgeving.

4.3 Facturen zijn betaalbaar binnen zeven (7) kalenderdagen na factuurdatum, tenzij anders vermeld.

4.4 Laattijdige betalingen geven automatisch aanleiding tot wettelijke interesten conform de wet van 2 augustus 2002. Daarnaast wordt een vaste inningskost van €40 aangerekend. Indien de invorderingskosten hoger zijn, kunnen deze eveneens worden doorgerekend. Niet-betaling na vijfenveertig (45) dagen kan leiden tot opschorting van diensten of gerechtelijke stappen.

5. Revisies en Goedkeuring

5.1 Tenzij anders overeengekomen zijn maximaal drie (3) revisierondes inbegrepen. Extra revisies worden gefactureerd zoals bepaald in het projectvoorstel.

5.2 De klant is verantwoordelijk voor het tijdig nakijken en goedkeuren van opleveringen. Na goedkeuring wordt het werk als definitief beschouwd.

6. Confidentialiteit en Privacy

6.1 Beide partijen verbinden zich ertoe alle vertrouwelijke informatie strikt vertrouwelijk te behandelen en niet te delen met derden zonder schriftelijke toestemming.

6.2 Persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). Meer informatie is te vinden in ons Privacybeleid.

7. Intellectuele Eigendom

7.1 Alle voorlopige ontwerpen, schetsen en concepten blijven eigendom van Hotpotato tot volledige betaling is ontvangen.

7.2 Na volledige betaling worden de eigendomsrechten van de finale opleveringen overgedragen aan de klant, met uitzondering van materialen van derden die onder afzonderlijke licenties vallen.

7.3 Hotpotato behoudt zich het recht voor om afgewerkt en conceptueel werk te gebruiken voor promotionele doeleinden, zoals website, portfolio en sociale media.

7.4 De klant kan bezwaar maken tegen dergelijk gebruik door dit schriftelijk te melden.

8. Annulering en Beëindiging

8.1 Beide partijen kunnen de overeenkomst beëindigen mits een schriftelijke opzegtermijn van minimaal veertien (14) dagen.

8.2 Bij annulering door de klant vóór afronding van het project dienen alle reeds uitgevoerde werkzaamheden en gemaakte kosten te worden vergoed.

8.3 Bij beëindiging door Hotpotato wegens wanprestatie of niet-betaling blijven eigendoms- en gebruiksrechten van onafgewerkt werk bij hotpotato.

9. Aansprakelijkheid

9.1 Hotpotato voert haar diensten uit met professionele zorgvuldigheid, maar garandeert geen specifieke commerciële resultaten.

9.2 Hotpotato is niet aansprakelijk voor indirecte of gevolgschade.

10. Geschillenregeling

10.1 In geval van een geschil zullen beide partijen eerst trachten dit in onderling overleg op te lossen.

10.2 Indien geen oplossing wordt bereikt, wordt het geschil voorgelegd aan een erkend bemiddelings- of arbitrageorgaan in België.

11. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

11.1 Op deze Algemene Voorwaarden is uitsluitend Belgisch recht van toepassing.

11.2 Enkel de rechtbanken van het arrondissement waar Hotpotato gevestigd is, zijn bevoegd.

12. Volledige Overeenkomst

12.1 Deze Algemene Voorwaarden, samen met het projectvoorstel, vormen de volledige overeenkomst tussen partijen.

12.2 Wijzigingen zijn enkel geldig indien ze schriftelijk en door beide partijen worden bevestigd.

13. Overmacht

13.1 Hotpotato is niet aansprakelijk voor vertragingen of tekortkomingen veroorzaakt door omstandigheden buiten haar redelijke controle, waaronder pandemieën, natuurrampen of overheidsmaatregelen.

Door een voorstel te aanvaarden of een project te bevestigen, verklaart de klant deze Algemene Voorwaarden te hebben gelezen, begrepen en aanvaard.