Wat is Peppol?
Peppol staat voor Pan-European Public Procurement On-Line. Het is geen software of platform op zich, maar een internationaal netwerk en afsprakenstelsel voor het elektronisch uitwisselen van documenten (zoals facturen) tussen verschillende partijen. Denk aan Peppol als een soort “e-mailnetwerk voor facturen”: jouw factuur gaat via Peppol rechtstreeks van jouw software naar dat van je klant, in een standaardformaat dat overal begrepen wordt. Hierdoor hoeft niemand de factuur nog handmatig over te typen.
Met Peppol verstuur je een e-factuur in een gestructureerd gegevensformaat (meestal UBL, een soort XML-formaat voor factuurdata). Die e-factuur wordt dan via zogenaamde Peppol Access Points afgeleverd bij de ontvanger. Je Peppol Access Point kun je vergelijken met een postkantoor dat verbonden is met het Peppol-netwerk: het zorgt ervoor dat jouw factuur de juiste bestemming bereikt. Zowel bedrijven als overheden maken wereldwijd gebruik van Peppol om vlotter en efficiënter samen te werken.
Waarom en bij wie wordt dit verplicht?
Waarom wordt Peppol verplicht? De overheid wil de facturatie verder digitaliseren en moderniseren. Elektronische facturen verwerken gaat sneller, is minder foutgevoelig en goedkoper dan papier of pdf. Door een gestandaardiseerd systeem als Peppol te verplichten, zorgen ze ervoor dat iedereen op dezelfde manier facturen uitwisselt. Dit maakt het leven gemakkelijker voor zowel ondernemers als overheidsdiensten, en het helpt ook bij het bestrijden van fraude (omdat digitale facturen beter traceerbaar zijn).
Bij wie wordt dit verplicht? In eerste instantie was e-facturatie via Peppol vooral verplicht bij overheidsopdrachten (de B2G, business-to-government facturen). Al enkele jaren moeten leveranciers van de Vlaamse overheid bijvoorbeeld hun facturen elektronisch indienen. Nu gaat België die digitale verplichting uitbreiden naar de hele economie. Dat betekent dat uiteindelijk iedere ondernemer, van eenmanszaak tot multinational, zijn facturen via Peppol zal moeten versturen. De verplichting wordt gefaseerd ingevoerd: grote bedrijven eerst en vanaf 2026 ook de kleinere bedrijven zoals kmo’s en zelfstandigen. Met andere woorden, ook als je alleen maar aan andere bedrijven of particulieren factureert (B2B of B2C), zul je op termijn van het papieren tijdperk naar Peppol moeten overstappen.
Wanneer moet dit in orde zijn?
De deadline om in orde te zijn met deze nieuwe e-facturatieregels komt snel dichterbij. De Belgische overheid plant een gefaseerde invoering. Voor grote ondernemingen wordt e-facturatie via Peppol al in 2025 stapsgewijs de norm. Voor kmo’s en eenmanszaken geldt dat vanaf 2026 elektronische facturen verplicht worden. Concreet betekent dit dat je tegen 1 januari 2026 als kleine ondernemer best klaar bent om je facturen digitaal te versturen en te ontvangen.
Hoewel 2026 nog relatief veraf lijkt, is het verstandig om nu al stappen te zetten. Je wil niet op het laatste moment hals over kop je facturatiesysteem moeten omgooien. Bovendien zullen sommige van je klanten (of leveranciers) misschien al eerder overschakelen en van jou verwachten dat je hun elektronische facturen kunt ontvangen of zelf via Peppol kunt aanleveren. Start dus idealiter in 2025 met de voorbereiding, zodat je ruim op tijd bent en rustig kunt aanpassen. Houd ook de communicatie van de overheid in de gaten voor eventuele preciezere data of tussenfases – de implementatie kan in de praktijk per sector of bedrijfsgrootte licht verschillen.
Zijn er ook voordelen van deze invoering?
Zeker weten! Hoewel de aanpassing even moeite kost, zijn er heel wat voordelen aan e-facturatie via Peppol:
- Minder administratief werk: Handmatig facturen uitschrijven of ingeven behoort tot het verleden. Je bespaart tijd omdat de factuurgegevens automatisch in de boekhouding van de ontvanger belanden.
- Minder fouten: Omdat gegevens niet meer overgetypt hoeven te worden, vermijd je tikfouten of vergeten factuurnummers. Alles wordt digitaal aangeleverd precies zoals jij het invoert.
- Snellere betalingen: Elektronische facturen komen meteen terecht bij de juiste persoon of afdeling. Dat versnelt de verwerking en verhoogt de kans op een tijdige betaling. Geen vertragingen meer doordat een factuur “in de post is blijven liggen” of kwijtgeraakt is in een mailbox.
- Kostenbesparing en milieuvriendelijk: Je hebt geen papier, printkosten of postzegels meer nodig. Dat scheelt geld én het is beter voor het milieu. Minder papierwerk betekent ook een opgeruimder bureau.
- Betere opvolging: Met Peppol krijg je vaak ook een ontvangstbevestiging of melding als de factuur is afgeleverd en eventueel verwerkt. Zo weet je waar je factuur zich bevindt (vergelijkbaar met een track-and-trace voor je factuur).
- Internationale standaard: Peppol wordt in veel landen gebruikt. Als je zaken doet over de grens of dat in de toekomst van plan bent, zit je met Peppol al in een systeem dat ook elders herkenbaar is. Je hoeft geen aparte afspraken te maken per land of klant.
- Integratie met je boekhouding: Omdat de facturen digitaal en gestandaardiseerd zijn, kun je ze makkelijker koppelen aan je boekhoudsoftware. Inkoopfacturen kunnen automatisch ingelezen worden, verkoopfacturen worden automatisch geregistreerd. Dat bespaart jouw boekhouder (of jezelf) heel wat werk.
Kortom, naast het voldoen aan de nieuwe wetgeving brengt Peppol ook efficiëntievoordelen voor jouw onderneming.
Hoe kan ik dit in orde brengen?
Je vraagt je waarschijnlijk af hoe je praktisch moet overstappen op Peppol. Gelukkig is het eenvoudiger dan het misschien lijkt. Volg deze stappen om je bedrijf klaar te stomen voor de e-facturatie:
- Analyseer je huidige facturatieproces: Gebruik je momenteel een boekhoud- of facturatieprogramma, of maak je facturen in Word/Excel? Bekijk eerst hoe je vandaag factureert.
- Informeer bij je softwareleverancier of accountant: Als je al software gebruikt (bijvoorbeeld een online boekhoudpakket), informeer dan of het Peppol-compatibel is. Veel moderne pakketten ondersteunen al elektronische factuurformaten (UBL) en kunnen via een update of module aansluiten op Peppol. Je accountant kan je ook vertellen of de software die hij/zij gebruikt je facturen elektronisch kan verwerken.
- Kies een oplossing voor Peppol: Mocht je nog geen geschikte software hebben, dan is dit het moment om te investeren in een facturatietool die Peppol ondersteunt. Er zijn verschillende opties op de markt, van eenvoudige (en soms gratis) online facturatietoepassingen tot uitgebreide ERP-systemen. Kies iets dat past bij de omvang van jouw zaak. Vaak regelt zo’n software de aansluiting op het Peppol-netwerk via een zogenaamde Access Point automatisch voor jou.
- Registreer je bedrijf op het Peppol-netwerk: In veel gevallen gebeurt dit automatisch via de software of je access point provider. Je bedrijf krijgt dan een unieke identificatie op Peppol (meestal is dat je BTW- of KBO-nummer). Dit is vergelijkbaar met een e-mailadres, maar dan voor e-facturen: anderen kunnen je via die ID bereiken op het netwerk.
- Test een paar elektronische facturen: Probeer eens een factuur naar jezelf te sturen of naar een klant die al op Peppol zit, om te zien of alles goed doorkomt. De Belgische overheid heeft ook testmogelijkheden via het Mercurius-platform (het centrale overheidsplatform voor e-facturen) waar je je e-factuur kunt uploaden en laten verifiëren.
- Informeer je klanten en leveranciers: Laat hen weten dat jij overgaat op elektronische facturatie. Mogelijk moedig je hen daarmee aan om hetzelfde te doen. Voor klanten die (nog) niet op Peppol zijn aangesloten, zal je facturatiepakket waarschijnlijk automatisch een pdf-versie per e-mail kunnen versturen als fallback, zodat iedereen je factuur kan ontvangen.
- Hou rekening met archivering: Net zoals papieren facturen moet je e-facturen ook minstens 7 jaar bijhouden voor de boekhouding. Zorg dus voor een goede digitale archivering of backup van je verzonden en ontvangen e-facturen. Gelukkig neemt dit veel minder fysieke ruimte in beslag – een betrouwbare cloudopslag of je boekhoudsoftware zelf kan hiervoor dienen.
Door deze stappen te doorlopen, zet je jouw onderneming op de rails van digitale facturatie. Het lijkt misschien veel in het begin, maar je zult merken dat het dagelijkse factureren er juist eenvoudiger op wordt.
Wat met je bestaande boekhouding?
Een veelgestelde vraag is hoe de invoering van Peppol zich verhoudt tot je huidige boekhouding en historiek. Het goede nieuws is dat je bestaande boekhoudgegevens en facturen niet ineens waardeloos worden. Je hoeft niet al je oude facturen om te zetten naar een nieuw formaat. De verplichting betekent vooral dat nieuwe facturen voortaan elektronisch verstuurd moeten worden. Je oude facturen blijven gewoon geldig en moet je blijven bijhouden volgens de geldende regels.
Voor je boekhoudsoftware betekent dit waarschijnlijk een overgangsfase. Als je software regelmatig updates krijgt, zal de leverancier zeker een Peppol-functionaliteit toevoegen of al hebben. Veel boekhoudpakketten in België ondersteunen vandaag al UBL-facturen (soms zat er bijvoorbeeld al een UBL-bestand bij je PDF-factuur in bijlage). In zo’n geval verandert er voor jou niet zoveel: de stap naar Peppol is dan vooral het verzendkanaal activeren. Facturen die je ontvangt via Peppol kun je meestal meteen in je software inlezen, zonder manuele encoding.
Werk je samen met een boekhouder of accountant? Maak dan goede afspraken over hoe jullie de facturen zullen uitwisselen. Waarschijnlijk zal ook hij of zij liever een e-factuur inlezen dan een schoendoos vol papieren bonnetjes verwerken. Met Peppol kan je boekhouder je aankoopfacturen direct elektronisch binnenkrijgen, wat de verwerking sneller en accurater maakt. Je verkoopfacturen die je via Peppol verstuurt, zullen ook meteen in je eigen boekhouding staan, dus daar wint iedereen bij.
Mocht je tot nu toe alles in Excel of Word deden: dit is het moment om over te schakelen. Je kunt niet meer volstaan met alleen een zelfgemaakte factuur in PDF. Gelukkig zijn er laagdrempelige oplossingen die je hierbij helpen (en vaak ook tijd besparen op je administratie). Neem dus even de tijd om je huidige werkwijze te evalueren en te upgraden waar nodig. Zo blijft je boekhouding up-to-date met de nieuwste digitale standaard.
Klaar om je facturatie future-proof te maken?
Bij Hotpotato helpen we zelfstandigen en kmo’s om hun administratie slimmer, sneller en digitaler te maken. Of je nu je eerste stappen zet richting Peppol of je bestaande tools wil integreren: we denken met je mee, zonder vakjargon of ingewikkelde processen.
👉 Mail ons op hello@hotpotato.be of vul het contactformulier in – dan bekijken we samen hoe we jouw facturatie kunnen stroomlijnen.
We zorgen ervoor dat jij helemaal klaar bent voor 2026 (en de jaren erna).
